森田病院 様
所在地：神奈川県相模原市三ケ木627
病床数：99床
URL：https://moritahp.com/
明治30年の開業以来、約125年にわたり地域医療を支えてきた「森田病院」様では、竣工から15年を迎えた建物の設備更新や、事務職の慢性的な人手不足に課題を感じていたといいます。
ミカタメディをどのように活用し業務負荷の低減につなげたのか、山崎事務長、三樹医事課長にお話を伺いました。
導入前の課題と背景
対応に追われ、案件の経緯が記録に残らない
山崎事務長
当院の建物は竣工から15年が経ち、数年前から設備関係の不具合が立て続けに起きるようになりました。
特に修繕工事が集中する年度末は、業務時間の7～8割をその対応に割く日も少なくないような状況で、時間も人手も足りず、医事課長の三樹にも総務系の仕事を担ってもらう状態が続いていました。（山崎事務長）
設備修繕などの対応は事務長と2人で分担して進めていますが、案件が立て込むとどうしても口頭での報告になりがちです。
そのため、経緯や進捗が記録として残らず、案件を引き継ぐときに、これまでのやり取りや状況の把握に時間を取られることに困っていました。（三樹医事課長）
専門知識も相談先もなく、判断は手探り
設備や建物の専門知識がなく相談できる相手も限られるため、ネットで検索したり、過去に付き合いのあった業者さんに問い合わせたりと、見積もりの依頼先を探すところから手探りでした。（山崎事務長）
相見積もりを取って提示価格が大きく違っても、相場がわからず、自信を持って妥当性を判断できないこともありました。
限られた人手で時間に追われるなか、つい「早く直すこと」が最優先になってしまっている現状を何とかしたいと感じていました。（三樹医事課長）
導入後の変化
専門人材の伴走で、大型案件も期限内にまとまった
ミカタメディにお願いして特に助かったのが、全館の空調設備の更新です。
電気式空調の入れ替えは当院にとって初めての経験で、どのように進めればよいのか、費用がどの程度かかるのかも分からない状態でした。
そこで、相見積もりの取得から図面の検討、業者さんとのやり取り、見積もり内容の精査まで、一連の検討をミカタメディに伴走してもらいました。
その結果、費用も当初の見積もりから5割近く抑えることができました。
何より、検討事項の多いこうした大型案件を私たちだけで期限内にまとめきるのは難しかったと思います。専門的な部分も含めて一緒に整理しながら進めてもらえたので、本当に助かりました。（山崎事務長）
案件の経緯が「残る」ようになり、院内の連携がスムーズに
ミカタメディは、業者とのやり取りや進捗状況を随時メールで送信してくれます。事務長と私に同じ情報が同時に届くので、口頭で共有する必要がなくなり、お互いの案件状況を自然と把握できるようになりました。
他のスタッフに協力を依頼するときはメールを転送するだけで済みますし、「ミカタメディ専用フォルダ」に記録を蓄積しているので、案件を引き継ぐときも、見返せば当時の経緯がすぐに分かります。（三樹医事課長）
業者対応を分担し、判断にも余裕がうまれた
三樹医事課長
ミカタメディに業者さんとの間に入ってもらうことで、一歩引いて状況を見られるようになり、「とりあえず早く直す」のではなく、「どこまで対応するか」まで含めて多角的に判断できるようになりました。
大きな案件はミカタメディを通して相見積もりを取って選定し、小規模な修繕は近隣の業者さんへ直接依頼してスピーディーに済ませるなど、案件に応じた使い分けもできてきています。
設備対応をミカタメディと分担できるようになったことで、本来の業務にも時間を使いやすくなりました。（三樹医事課長）
4社を比較し、信頼できる社労士事務所と出会えた
もう一つ、当院に合う社労士事務所が見つかったことも、ミカタメディを利用して得られた大きな成果です。
2年ほど前から将来を見据えた体制の見直しを検討していました。ただ、どこに相談すればよいのか分からず、なかなか進められずにいたんです。
今回、ミカタメディにお願いしたところ、大手から小規模まで4つの候補を挙げてもらい、その中から当院の規模やニーズに合う事務所を見つけることができました。「いつでも来られます」と言ってくださるフットワークの軽い社労士さんで、これから長くお付き合いしていけそうだと感じています。
こうした機会がなければ出会えなかったでしょうし、本当に良いご縁だったと思います。
今後、給与の入力から年末調整までお願いできるようになれば、事務の負担は大きく減る見込みです。そうした見通しが立ったことで、事務職の採用難という長期的な課題にも目を向けられるようになりました。
現在はその対策の一つとして、職員向けの「奨学金返還支援制度」の導入を、ミカタメディや社労士さんと連携しながら進めています。（山崎事務長）
今後の展望
設備に限らず、病院運営の相談相手へ
これまで相談できる相手といえば、お付き合いのある病院の事務長さんくらいでした。今は何か困ったことがあっても、ミカタメディに相談すれば、私たちにはない経験や知識をもとに一緒に考えてもらえるので本当に心強いです。
今後も、設備に限らず病院運営に関わるさまざまな課題を相談しながら、取り組めることを広げていきたいと考えています。（山崎事務長）
進捗の「見える化」ダッシュボードに期待
担当者ごとに複数の案件を並行して進めているので、院内の承認や発注の状況まで一覧で見えるようになれば、さらに便利になると思います。今、ミカタメディで案件の進捗を見える化するダッシュボードツールの開発を進めていると聞き、楽しみにしています。止まっている案件を互いにフォローしやすくなりますし、スタッフが増えた時の情報共有もスムーズになるはずです。（三樹医事課長）
